Politique de confidentialité

Le traitement des données personnelles liées aux activités de Geert De Vuyst, SIRET 44455517100057, 2 Rue d’Austerlitz, F-31000 Toulouse, France, ci-après dénommé « GDV », et au fonctionnement de ses sites web (geertdevuyst.be et ses sous-domaines, geertdevuyst.fr et ses sous-domaines, aroma-revue.com, aroma-appli.fr), ci-après dénommés « Sites Web », est régi par :

le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») ;

la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et par l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018, transposant et complétant le RGPD en droit français.

L’autorité de contrôle compétente est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Modalités de traitement

Les informations des personnes, ci-après dénommé « Utilisateur » sont collectées à l’aide de formulaires en ligne et sont stockées par GDV dans des fichiers informatisés. Ces informations concernent les : noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone, numéros d’entreprise, noms d’entreprises et d’organisations, adresses e-mail individuelles.

En tant qu’Utilisateur, vous devez accepter cette politique de confidentialité pour conclure un accord avec GDV. Le stockage et le traitement des informations se font sur une base contractuelle, c’est-à-dire qu’ils sont nécessaires à l’exécution de l’accord entre GDV et l’Utilisateur.

L’accord porte sur :

• Formations : l’inscription en ligne pour participer à une formation, et l’inscription en ligne aux alertes e-mail pour être tenu informé des formations qui n’ont pas encore été programmées.
• Aroma Deep Dive : l’inscription en ligne pour être informé, par e-mail, de la mise en ligne d’un article.
• Newsletter : l’inscription à la newsletter électronique.
• Boutique en ligne : le traitement des commandes en ligne, et l’inscription en ligne aux alertes e-mail pour être tenu informé des produits qui ne sont pas encore disponibles.
• Aroma Phyto Matrix : la création et la gestion d’un compte et la participation au modules d’apprentissage, conformément aux conditions d’utilisation d’Aroma Phyto Matrix.
• Aroma Quiz : la création et la gestion d’un compte et la participation aux quiz en ligne, conformément aux conditions d’utilisation d’Aroma Quiz.
• Aroma CoWrite : la création d’un compte Sites Web et, le cas échéant, l’acceptation d’un accord de contribution pour la participation à un projet, conformément aux conditions d’utilisation d’Aroma CoWrite.

Lesdites informations sont stockées et conservées aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à l’exécution desdits accords, y compris les obligations administratives, légales et réglementaires.

Lesdites informations sont collectées via les sites web de GDV sécurisés par HTTPS ( HyperText Transfer Protocol Secure ), stockées sur des serveurs du « Sous-traitant » (voir ci-dessous), qui prend pour cela les mesures de sécurité nécessaires.

Finalités du traitement

GDV utilise les données collectées auprès des personnes et des organisations pour mener à bien ses activités, à savoir :

Événements : formations, ateliers et exposés : inscription et traitement des inscriptions en ligne.

Newsletter : l’envoi de la newsletter électronique.

Aroma Deep Dive : remise de documents PDF sur demande de l’Utilisateur ; envoi par e-mail d’une notification de mise en ligne d’un article ; collecte et publication d’avis de lecteurs ; traçabilité des actions de consentement à des fins RGPD.

Boutique en ligne : la vente de services et de produits.

Aroma Phyto Matrix : gestion des modules d’apprentissage et de l’accès aux modules ; conservation et suivi de la progression de l’Utilisateur.

Aroma Quiz : gestion des quiz et de l’accès aux quiz réservés aux apprenants ; conservation des scores et suivi de la progression de l’Utilisateur ; gestion du Podium et du classement sur la base du nom public choisi par l’Utilisateur.

Aroma CoWrite : gestion des comptes et de l’accès à la plateforme ; gestion des rôles et des demandes d’accès aux projets ; suivi éditorial collaboratif et communication entre contributeurs au sein des espaces de travail ; attribution nominative des contributeurs dans les documents publiés, conformément à la licence CC BY-ND 4.0 ; traçabilité RGPD des actions de consentement.

Aroma Deep Dive

Journal de consentement

À des fins de traçabilité RGPD, un journal de consentement enregistre l’horodatage des actions suivantes :

• téléchargement d’un article,
• inscription à une notification de disponibilité,
• annulation d’une notification,
• soumission d’un avis.

Ce journal contient l’adresse e-mail de l’Utilisateur, l’horodatage de l’action et, pour certaines actions, une empreinte cryptographique non réversible de l’adresse IP. Il est conservé pendant une durée maximale de 3 ans et peut faire l’objet d’une demande d’effacement au titre du droit à l’effacement.

Notifications

Les notifications Aroma Deep Dive permettent à l’Utilisateur d’être informé, par courrier électronique, de la mise en ligne d’un article spécifique.

Lorsque l’Utilisateur sélectionne l’option « Recevoir un e-mail dès que cet article est disponible » et renseigne ses informations, les données suivantes sont collectées : adresse e-mail ; nom et prénom ; adresse IP (conservée temporairement à des fins de protection contre les abus).

Ces données sont traitées exclusivement afin d’informer l’Utilisateur de la publication de l’article concerné.

Après activation de la notification par l’Utilisateur, un courrier électronique de confirmation lui est adressé afin de confirmer la prise en compte de sa demande.

L’Utilisateur peut à tout moment annuler sa notification en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans le courrier électronique reçu, ou directement depuis la page de l’article concerné.

Les données collectées dans le cadre de ce service :

• ne sont pas utilisées à des fins de prospection commerciale ;
• ne sont pas combinées avec d’autres traitements ou bases de données ;
• ne font l’objet d’aucun profilage ;
• sont conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire à l’envoi de la notification demandée et, au plus tard, jusqu’à l’exercice par l’Utilisateur de son droit à l’effacement.

Opt-out

L’Utilisateur peut à tout moment se désinscrire de l’ensemble des e-mails Deep Dive en cliquant sur le lien présent dans chaque e-mail reçu.

Aroma CoWrite

Aroma CoWrite est un espace de rédaction collaborative réservé aux professionnels de l’aroma-phytothérapie. Des experts issus de la pratique, de la filière PPAM et de la recherche y co-rédigent des documents indépendants à destination des consommateurs et des professionnels. La participation à un projet CoWrite nécessite la création d’un compte sur le Site Web.

Les données personnelles collectées lors de la création de compte sont régies par les dispositions générales de la présente politique de confidentialité.

Base légale

Le traitement des données dans le cadre d’Aroma CoWrite repose sur une base contractuelle. La création d’un compte constitue un premier accord entre l’Utilisateur et GDV, nécessaire à l’accès à la plateforme. La participation à un projet est régie par un accord de contribution, accepté par l’Utilisateur par confirmation par e-mail lors de l’inscription au projet. Cet accord définit la licence de diffusion (CC BY-ND 4.0), les droits du contributeur et les conditions de redistribution. Le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution de ces deux accords.

Finalités du traitement

Les données sont traitées aux fins suivantes : gestion de l’accès à la plateforme, suivi éditorial des contributions, attribution des auteurs dans les documents publiés.

Données traitées dans le cadre du fonctionnement de la plateforme

Le fonctionnement de la plateforme CoWrite implique le traitement des données suivantes, liées à l’identifiant de l’Utilisateur :

Messages du chat. Les échanges entre contributeurs au sein d’un projet sont enregistrés afin de permettre le suivi éditorial collaboratif. Les durées de conservation applicables sont définies dans la section « Conservation des données et droit à l’effacement » ci-dessous. En cas d’exercice du droit à l’effacement, le contenu des messages est supprimé et l’identifiant de l’auteur est anonymisé, tout en préservant la structure des échanges.

Historique des versions. Chaque version enregistrée d’un document est associée à l’identifiant du contributeur qui l’a sauvegardée. Pour les versions intégrées à un document publié, cet identifiant est maintenu conformément aux obligations d’attribution définies dans l’accord de contribution. Pour les versions non publiées, l’identifiant est anonymisé sur demande d’effacement.

Consultation des documents. Les consultations de documents au sein de la plateforme sont enregistrées à des fins de suivi éditorial interne. Ces données sont anonymisées après la période de conservation définie ci-dessous.

Demandes d’accès. Les demandes d’accès à un projet (soumission, approbation, refus) sont enregistrées à des fins de traçabilité administrative. Ces données sont anonymisées après la période de conservation définie ci-dessous.

Présence en ligne. Un enregistrement technique et éphémère de la présence active de l’Utilisateur sur la plateforme est effectué à des fins de fonctionnement du service. Cet enregistrement est automatiquement supprimé après 120 secondes et ne fait l’objet d’aucune conservation.

Attribution dans les documents publiés

Le nom du contributeur figure dans chaque version publiée du document et est maintenu dans toutes les langues et toutes les redistributions, conformément aux exigences de la licence CC BY-ND 4.0. Les modalités d’attribution (format, emplacement) sont définies par le comité de pilotage. Le contributeur consent à ce que son nom soit maintenu dans toutes les redistributions, y compris à des fins commerciales, dès lors que la licence CC BY-ND 4.0 est respectée.

Journal de consentement

À des fins de traçabilité RGPD, un journal de consentement enregistre l’horodatage des actions suivantes : création de compte, acceptation de l’accord de contribution, soumission d’une contribution, demande d’accès à un projet, désactivation des notifications par e-mail. Ce journal peut faire l’objet d’une demande d’effacement au titre du droit à l’effacement. Les durées de conservation applicables sont définies dans la section « Conservation des données et droit à l’effacement » ci-dessous.

Conservation des données et droit à l’effacement

Les données sont conservées selon les durées suivantes :

Données de compte Sites Web (nom, prénom, adresse e-mail) : conservées pendant toute la durée d’activité du compte, puis supprimées dans un délai de 12 mois suivant la fermeture du compte, sauf obligation légale contraire.

Données opérationnelles — Aroma Deep Dive : les données collectées dans le cadre d’Aroma Deep Dive (adresse e-mail, nom, prénom, enregistrements du journal de consentement) sont conservées sur une base contractuelle pendant une durée de 3 ans à compter de la fin de l’accord, c’est-à-dire à compter de l’envoi de la notification demandée, de la désinscription de l’Utilisateur, ou de l’exercice de son droit à l’effacement.

Données opérationnelles — Aroma CoWrite : lorsqu’un accès à l’espace CoWrite est accordé à un compte Sites Web, ce compte devient un compte CoWrite. Les données produites dans ce cadre (messages de chat, historique des versions non publiées, consultations de documents, demandes d’accès, journal de consentement) sont conservées sur une base contractuelle pendant une durée de 3 ans à compter du retrait de l’accès CoWrite, indépendamment de la durée de vie du compte Sites Web.

Attribution dans les documents publiés : le nom du contributeur est maintenu indéfiniment dans les versions publiées, conformément aux exigences de la licence CC BY-ND 4.0. Cette conservation repose sur l’accord de contribution accepté par le contributeur et constitue une obligation inhérente à la licence de diffusion. Le contributeur en est informé avant toute acceptation de l’accord de contribution.

Données opérationnelles — Aroma Quiz : les données collectées dans le cadre d’Aroma Quiz (scores, résultats, progression) : conservées pendant toute la durée d’activité du compte. En cas de suppression d’un résultat via le tableau de bord, les données correspondantes sont conservées pendant une durée de 3 ans sur une base contractuelle (art. 6.1.b du RGPD), légale (art. 6.1.c) et d’intérêt légitime (art. 6.1.f), conformément aux conditions d’utilisation d’Aroma Quiz, puis définitivement supprimées ou anonymisées.

Destinataires des données

GDV est le destinataire des données. En aucun cas, les données personnelles ne seront transmises à des tiers, à l’exception du « Responsable du traitement » et du « Sous-traitant » mentionnés ci-dessous.

Responsable du traitement (contrôleur des données)

Responsable du traitement désigne la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Geert De Vuyst agit en tant que responsable du traitement.

L’Utilisateur peut contacter directement le Responsable du traitement s’il a des questions concernant la protection des données personnelles et s’il estime que la politique de confidentialité n’est pas respectée. Il peut le faire à l’adresse électronique suivante : hello [at] geertdevuyst.fr

Sous-traitant (processeur de données)

Sous-traitant désigne la personne physique, la personne morale, l’association de fait ou l’administration publique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, à l’exclusion des personnes qui, sous l’autorité directe du responsable du traitement, sont autorisées à traiter les données.

Site Web : les données personnelles sont stockées sur une plateforme informatique gérée par Combell, Skaldenstraat 121, B-9042 Gand, Belgique, société 0541.977.701. Combell agit en tant que sous-traitant pour l’hébergement et la maintenance technique.

Newsletter : les données personnelles sont stockées sur une plateforme informatique gérée par Mailjet, une solution fournie par Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l’Aubrac, 75012 Paris, France. Mailjet agit en tant que sous-traitant pour l’envoi, la gestion et l’analyse des communications électroniques.

Paiements électroniques : les paiements sont traités par Mollie, fournie par Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Pays-Bas. Mollie agit en tant que sous-traitant pour la gestion sécurisée des transactions électroniques.

Transferts de données hors Espace Économique Européen

GDV fait appel à des sous-traitants dont les pratiques peuvent impliquer des transferts de données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen, notamment Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Paris, France) pour les communications électroniques, et Mollie (Mollie B.V., Amsterdam, Pays-Bas) pour les paiements électroniques. Ces sous-traitants sont responsables de la conformité de ces transferts au regard du RGPD. GDV vérifie que chacun d’eux dispose de mécanismes appropriés à cet effet.

Pour toute question sur les transferts de données, l’Utilisateur peut contacter GDV à l’adresse hello [at] geertdevuyst.fr ou consulter directement la documentation officielle de ces sous-traitants.

Droits de l’Utilisateur

Conformément au RGPD et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, l’Utilisateur dispose des droits suivants relatifs à ses données personnelles.

Le droit d’accès confère à l’Utilisateur le droit d’accéder et de consulter les données collectées par GDV.

Le droit de rectification confère à l’Utilisateur un droit d’accès et de rectification des données personnelles le concernant.

Le droit d’opposition donne à l’Utilisateur le droit, sur demande et gratuitement, de s’opposer au traitement prévu de ses données personnelles, si le traitement est effectué à des fins de marketing direct.

Le RGPD accorde à l’Utilisateur le droit, sur demande et gratuitement, de faire effacer toutes les informations le concernant.

L’Utilisateur dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) s’il estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable.

Pour exercer les droits susmentionnés, l’Utilisateur envoie une lettre au « responsable du traitement » susmentionné ou par e-mail à : hello [at] geertdevuyst.fr, avec un scan ou une copie de la preuve d’identité de l’Utilisateur, y compris de sa signature.

Politique relative aux cookies

Ce Site Web utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son bon fonctionnement. Ces cookies ne permettent aucun suivi comportemental ni aucune analyse de l’activité des visiteurs. Aucun consentement n’est requis pour leur dépôt, conformément aux lignes directrices de la CNIL.

Les cookies suivants sont utilisés :

Acceptation de la politique cookies : cookie_notice_accepted — enregistre votre prise de connaissance de la présente politique.

Connexion au compte : PHPSESSID, wordpress_test_cookie, ainsi que les cookies commençant par wordpress_, wp-, pwd_redirect_ — assurent le maintien de votre session authentifiée.

Boutique en ligne et inscription aux événements : shop_cookie_fr, shop_country_fr, shop_cardgate_cookie_fr — garantissent le traitement sécurisé de vos achats et inscriptions.

Chèques cadeaux : shop_voucher_cookie_fr, shop_certif_cookie_fr — gèrent l’application d’un chèque cadeau à votre commande.

Programme d’affiliation : shop_referral_cookie_fr — identifie un lien d’affiliation utilisé lors de votre visite.

Pour toute question relative aux cookies, vous pouvez nous contacter à : hello [at] geertdevuyst.fr

Modifications de cette politique de confidentialité

GDV se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle portant sur les finalités du traitement, les catégories de données collectées ou les destinataires des données, GDV s’engage à en informer les Utilisateurs concernés par tout moyen approprié, notamment par e-mail ou par un avis visible sur les Sites Web, dans un délai raisonnable avant l’entrée en vigueur des modifications.

La date de dernière mise à jour est indiquée en bas du document. Il est conseillé à l’Utilisateur de consulter régulièrement cette politique. La poursuite de l’utilisation des Sites Web après modification vaut acceptation des nouvelles conditions.

Mise à jour le 19 mars 2026. Ce texte remplace toutes les conditions précédentes.